ECD - Escrituração Contábil Digital

ECD – ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

I – livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II – livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III – livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

O Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI) adota a terminologia “Livro Digital”, a Receita Federal do Brasil (RFB) utiliza “Escrituração Contábil Digital” e o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) utiliza “Escrituração Contábil em Forma Eletrônica”. Finalmente, Sped Contábil seria uma forma “coloquial” de nomear os termos acima.

Segundo o art. 3º da Instrução Normativa RFB no 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014:

I – as pessoas jurídicas suje

itas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;

II – as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; e

III – as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012.

IV – as Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.

Para as outras sociedades empresárias a ECD é facultativa.

As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação. As regras de obrigatoriedade não levam em consideração se a sociedade empresária teve ou não movimento no período. Sem movimento não quer dizer sem fato contábil. Normalmente ocorrem eventos como depreciação, incidência de tributos, pagamento de aluguel, pagamento do contador, pagamento de luz, custo com o cumprimento de obrigações acessórias, entre outras.

Caso sua empresa esteja obrigada a ECD (Escrituração Contábil Digital) será necessário o preenchimento da tela do menu Manutenção/Empresas/Parâmetros Adicionais da Empresa – aba Dados da Empresas

a) Dados do Responsável 1 e 2 pela Empresa

b) Dados do Contador da Empresas

c) Dados do Auditor, caso ao gerar o arquivo no menu Utilitários/Exportação de Dados/ECD – Escrituração Contábil Digital você defina que a “Empresa é entidade sujeita auditoria independente”

Observação:

– Campo 17 – Indicador de entidade sujeita a auditoria independente (a descrição do campo foi alterada a partir de 2014. Se o usuário definir Período Ativo de 2013 ou anteriores será mostrada a descrição do campo anterior que é Empresa de Grande Porte.

– Registro 0000 – Inclusão do campo TIP_ECD (campo 18) e IDT_ SCP (Campo 19)

– Registro I030 – Termo de Abertura e Encerramento do Livro – Exclusão dos campos NOME_AUDITOR (Campo 13) e COD_CVM_AUDITOR (Campo 14). O Registro ficará com 12 campos

Observação:

Caso não seja informado os dados dos Responsáveis o Sistema apresentará mensagem

Caso no momento da exportação seja definida a utilização de Auditor independente e o mesmo não tenha sido cadastrado nos Parâmetros Adicionais da Empresa será apresentada a mensagem de erro do Registro I935

A nova versão do programa validador da Escrituração Contábil Digital (PVA) não exige que seja feito o vínculo entre as contas contábeis utilizadas pela empresa e a conta contábil do Plano Referencial, mas quando for validada a Escrituração Contábil Fiscal essa informação será exigida, desta forma se no próprio Sistema Contábil você importar o Plano de Contas Referencial e realizar o “De”/“Para” das contas contábeis, evitará que isso tenha de ser feito dentro do validador da Escrituração Contábil Fiscal.

Obs: Caso existam muitas contas de seu Plano de Contas que utilizarão uma mesma conta do Plano Referencial, poderá ser feito o “De/Para” em BLOCO, ao invés de ser feito individualmente.

Para realizar a importação do Plano de Contas Referencial, quando for baixado o PVA, automaticamente também serão baixados todos os Planos Referenciais, no endereço de sua máquina:

C:\Arquivos de Programas RFB\Programas SPED\SpedContabil\recursos\tabelas

VERIFIQUE NO MANUAL quais os Planos Referenciais que deverão ser importados pela sua empresa.

O arquivo que foi salvo estará com a extensão .CSV e para que a importação seja feita corretamente deverá ser salvo em TXT.

Para isso, abra o plano de contas que você irá utilizar no BLOCO DE NOTAS, em seguida clique em Arquivos>Salvar Como e salve o arquivo com extensão .txt   (no campo Tipo)

Para realizar a importação do Plano de Contas deverá ser acessado o menu Manutenção/Plano de Contas/Referencial/Manutenção e acessar o botão Função Extra 1 (Importar Plano de Contas Referencial) e buscar pelo Plano de Contas com extensão TXT que você salvou em sua máquina anteriormente.

 Defina a Vigência (campo obrigatório), o local onde está salvo o arquivo de origem e a entidade responsável e clique em OK

– Registro I051 – Plano de Contas Referencial – novos nomes e tabelas para o Campo 02, adoção dos planos de contas referenciais da ECF.

  Novo campo na tela de importação do Plano de Contas Referencial (Vigência), que terá como valor padrão o primeiro dia do ano definido, poderá ser editado apenas em novos cadastros e deverá tem seu preenchimento obrigatório.

Atenção, verifique a sua Entidade responsável correta, de acordo com a Tabelas do Registro – Campo 02 do Manual de Orientação, página 249.

Observação:  Caso você queira poderá cadastrar manualmente as contas contábeis do Plano Referencial

Depois de Importado o Plano de Contas Referencial, deverá acessar o menu Manutenção/Plano de Contas/Referencial, procurar pela conta do Plano Referencial que deverá ser vinculada a uma Conta Contábil de seu Plano de Contas e clicar no botão Altera (F6), será apresentada a tela para que você digite o número da Conta Contábil de seu Plano de Contas.

SUBCONTAS CORRELATAS

SÓ SERÁ UTILIZADA SE A SUA EMPRESA FOR REALIZAR A CONTABILIDADE DE ACORDO COM AS NORMAS INTERNACIONAIS DE CONTABILIDADE, CADASTRANDO OS LANÇAMENTO DE ACORDO COM O RTT (REGIME TRANSITÓRIO DE TRIBUTAÇÃO)

Deverá também ser cadastradas as Contas Correladas para as contas ANALÍTICAS do Plano de Contas.

Para isso, acesse Manutenção/Plano de Contas/Geral/Manutenção procure pela Conta Contábil que deverá conter uma Subconta correlata.

Por exemplo: Terrenos

Você deverá ter cadastrada  a Conta contábil que será correlata a conta Terrenos

Por Exemplo: AVP Terreno

– Registro I053 – Subcontas Correlatas (terceira aba da conta contábil analítica), esse novo registro informará os lançamentos de RTT (Regime Transitório de Tributação) como lançamentos de AVP (AJUSTE DE VALOR PRESENTE), valor justo e outras situações relacionadas com adoção das Normas Internacionais de Contabilidade.

– Registro I050 – deverá ser informada a conta (também analítica) para aquela conta contábil.

Deverá ser criado um código interno para o “Grupo” e seguir a Tabela de Natureza da Subconta (guia prático)

Edite a Conta Contábil Analítica e na terceira aba cadastre a conta correlata para a mesma

Também poderá ser definido que uma Conta Contábil será utilizada como sendo Subconta Correlata

Caso a Conta Contábil também seja utilizada como sendo uma Subconta correlata para uma outra Conta Contábil, deverá ser assinalada a opção “Definir conta contábil como subconta correlata” e nesse momento o sistema abrirá o campo “Grupo e Natureza” da Conta

a) O grupo da conta deverá ter 6 caracteres conforme o Manual de Orientação, página 252.

b) A Natureza da conta deverá ser cadastrada conforme a Tabela do Manual de Orientação, página 253.

Para a geração do arquivo, deverá estar definido o ano correspondente ao arquivo que será gerado, ou se estiver assinalado nos parâmetros adicionais da empresa que utiliza lançamentos agrupados por mês deverá estar definido mês de dezembro do ano correspondente ao arquivo que será gerado.

Depois de todas as informações corretamente cadastradas, para gerar o arquivo, acesse utilitários/Exportação de Dados/Escrituração Contábil Digital-ECD

Primeira aba – Principal

a) Período de referência para geração do arquivo

b) Verifique se a empresa se enquadra em algum indicador de situação especial

c) Finalidade da escrituração

d) Cadastre o Código da Instituição Responsável pela Adm. do cadastro conforme tabela do Manual de Orientação, conforme página 35 do Manual de Orientação.

e) Código cadastral do empresário ou sociedade empresária na instituição

f) Verifique se possui registro em órgão de registro de comércio (Juntas Comerciais)

g) Defina se a entidade é sujeita a auditoria independente (em caso afirmativo, em Parâmetros Adicionais da Empresa aba Dados da Empresa/auditor deverá estar preenchida)

h) Em diretório para Geração do Arquivo, indique o local onde deverá ser salvo o arquivo que irá ser validado no PVA

Segunda Aba – Informações Adicionais

a) Defina o número de ordem do termo de abertura/encerramento do Livro

b) Defina a Natureza do Livro

c) Cadastre a data do arquivamento dos atos constitutivos e data do arquivamento de conversão de sociedade simples em sociedade empresária

d) Se houver cadastre o código do relacionamento com participante

e) Se deseja exportar número do documento do lançamento contábil no histórico

f) Data de validade do CRC

Terceira aba – Informações Adicionais 2

a) Qualificação

b) Diretório do arquivo para o registro J800 (Outras Informações) É apropriado para transmissão de informações que devam constar em Notas Explicativas, especialmente divulgações exigidas pelos padrões contábeis internacionais, complementares às Demonstrações Financeiras.

Ao dar OK , caso não tenha sido definido um local onde estará salvo o arquivo J800 o Sistema questionará se deseja continuar, se não houver informação do J800, clique em Sim

Caso existam contas contábeis que não possuam relação com o Plano Referencial o sistema questionará se deseja continuar a exportação.

Nesse momento o arquivo ficará salvo no local indicado.

OBSERVAÇÃO

Caso já tenha sido entregue ECD, nos anos anteriores e ao gerar o arquivo para o ano atual, for detectado que não existe Plano Referencial cadastrado, acesse o menu Manutenção/Plano de Contas/Referencial/Plano de Contas da RF/Manutenção e clique no botão “Função Extra2 – copia plano de contas referencial”

Defina o Tipo de Plano Referencial que deverá ser utilizado e clique em Ok.

O Plano Referencial definido será copiado para o Sistema.

Em seguida acesse o menu Manutenção/Plano de Contas/Referencial/Referencial/Manutenção.

Verifique quais as contas do Plano de Contas que ainda não foram Referenciadas, faça a Referenciação destas contas.

Em seguida acesse o PVA e clique no botão Inicia o processo de importação e validação da escrituração contábil.

Novos Registros:

Registro J005 – Demonstrações Contábeis – inclusão da regra: REGRA_REGISTRO_OBRIGATORIO_J005_FIM_EXERCICIO, vinculada com o campo 12 do Registro I030, que por sua vez está vinculado com os campos 3 e 4 do Registro 0000.

Registro J210 – DLPA – Demonstração de Lucros ou Prejuizos Acumulados/DMPL – Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido, inclusão da regra: REGRA_REGISTRO_OBRIGATORIO_DT_EX_SOCIAL, vinculada com o campo 12 do Registro I030, que por sua vez está vinculado com os campos 3 e 4 do Registro 0000.

Registro J930 – Identificação dos Signatários da Escrituração, Alteração do campo FONE para 14 dígitos.

Registro J935 – Identificação dos Auditores Independentes, Novo Registro que foi criado com as informações que antes eram destacadas nos campos 13 e 14 do Registro I030.

Novos Registros – Sem tratamento no Sistema:

Registro 0035 – O Registro só deve ser utilizado nas ECD das pessoas jurídicas sócias ostensivas que possuem SCP,, para identificação das SCP da pessoa jurídica no período da escrituração. A Sociedade em Conta de Participação (SPC) é uma reunião de pessoas físicas ou jurídicas para a produção de um resultado comum,k operando sob a responsabilidade integral de um sócio ostensivo. É o sócio ostensivo quem pratica todas as operações em nome da SPC, registrando-as contabilmente como se fossem suas, porém identificando-as para fins de partilha dos respectivos resultados.

Registro I010 – Inclusão de mais um código para o campo 2 – O registro só deve ser utilizado nas ECD das pessoas jurídicas sócias ostensivas que possuem SCP, para identificação das SCP da pessoa jurídica no período da escrituração.

Registro I015 – Identificação das Contas da Escrituração Resumida a que se refere a escrituração auxiliar, exclusão da REGRA_VALIDA_CONTA_AUXILIAR_RESUMIDO, o sistema não gera escrituração auxiliar.

 

INSTALAÇÃO DO PVA (Programa Validador e Assinador)

Para instalação do PVA acesse o link www1.receita.fazenda.gov.br e clique no menu “Projetos”.

Em seguida defina Sped Contábil>Download

Em seguida defina Download do Programa

Clique em Download do Programa Validador da Escrituração Contábil Digital – ECD

Selecione o programa de acordo com o sistema operacional, faça o download e instale

Será criado um ícone de atalho na área de trabalho

 Para gerar o arquivo, acesse o menu Utilitários>Exportação de Dados>ECD Escrituração Contábil Digital