Exportação para a Contabilidade
1) Para a correta exportação de dados para o Sistema de Contabilidade, acesse primeiramente o menu Manutenção > Empresas > Parâmetros Adicionais da Empresa - aba Integração e defina que "Será Integrado a Contabilidade":
2)2°) Em seguida deverá ser verificado quais são os eventos que a empresa deseja que sejam exportados para a Contabilidade (gerando os lançamentos contábeis), esse eventos deverão ser cadastrados no menu Manutenção>Tabelas>Contábil:
Informe o código do evento, a conta contábil que será debitada, a conta contábil que será creditada e o histórico do lançamento contábil:
Observação: Se a empresa informar no campo "Complemento do Histórico" MM/AAAA, todos os lançamentos contábil vinculados ao evento cadastrado terão no complemento do histórico o mês e ano de competência da Folha de Pagamento.
3)3°) Após a geração e conferência da Folha de Pagamento, o Sistema permitirá que o usuário faça a conferência também dos lançamentos contábeis que serão exportados para a Contabilidade, para isso acesse o menu Relatórios >Planilha Contábil:
Defina o mês/ano de referência que será visualizado e a configuração da planilha:
A planilha contábil será gerada de acordo com a configuração feita:
IMPRIME - Permite que você imprima o relatório, ou seja, o envie pra a impressora
PREVIEW/VISUALIZA - Permite que você visualize o relatório
4)4°) Após a conferência, bastará acessar o menu Utilitários>Exportação de Dados>Contabilidade>Transferência ou Arquivo:
Caso o Sistema de Contabilidade esteja instalado em outra pasta ou computador, será necessário realizar a exportação de dados através da geração em Arquivo para importação no módulo.
Informe o mês e ano de referência, a data de pagamento, se irá ou não contabilizar adiantamento salarial
Observação: Se no campo Lote, a empresa informar um Lote para a transferências dos Lançamentos Contábeis, será mais fácil a conferência dos Lançamentos no Sistema de Contabilidade, pois você conseguirá filtrar os lançamentos de determinado Lote. Sugerimos utilizar FP (para identificar que são lançamentos gerados através da integração com o Sistema Folha de Pagamento e o mês de competência dos lançamentos)
5)5°) Para visualização dos Lançamentos Contábeis, no Sistema de Contabilidade acesse o menu Movimentação>Lançamentos Contábeis>Manutenção:
Filtre pelo lote que foi definido no momento da exportação dos lançamentos e clique em Avançar:
Serão apresentados os Lançamentos que foram exportados do Sistema Folha de Pagamento.
Para visualizar os lançamentos, basta dar duplo clique sobre o mesmo, ou clicar no botão de edição/visualização do mesmo:
Quando a empresa é parametrizada para realizar a integração com a contabilidade, o Sistema habilita os campos para que a empresa (se desejar) faça também a contabilização da provisão de 1/12 de Férias e de 1/12 de 13º Salário mensal.
Quando a Empresa faz opção para a contabilização das Provisões, será necessário fazer a integração dos eventos e731 (1/12 13º Salário) e e735 (1/12 Férias) no menu Manutenção>Tabelas>Contábil:
Informando qual será a conta de débito, crédito e histórico que será utilizado na geração dos Lançamentos Contábeis da provisões.
Contabilização da Provisão de 1/12 de 13º Salário
É possível verificar os eventos a partir do e700 criados para a contabilização da provisão mensal de 13º Salário, é necessário verificar quais os eventos que você deseja integrar com a contabilidade, para que gere o lançamento contábil na tabela de acordo com o que já é feito manualmente na contabilidade.
Defina quais os eventos que você deseja que gere lançamento contábil
Obs: Na descrição do histórico, coloquei o número do evento e as informações que somam o valor do lançamento para que fique mais fácil na conferência.
5)5°) Verifique os valores das provisões, no nosso exemplo será necessário gerar a provisão de R$ 1.000,00 de 13º Salário.
Contabilização da Provisão de 1/12 de Férias Mensais
É possível verificar os eventos (a partir do e700) que realizam a contabilização da provisão mensal de Férias, é necessário verificar qual o evento que você deseja integrar com a contabilidade para que gere o lançamento contábil de acordo com o que já é feito manualmente na contabilidade:
5) Em seguida acesse Relatórios >Planilha Contábil e verifique os Lançamentos Contábeis que serão gerados automaticamente. (Lembrando que no Histórico, preenchemos o número do evento e quais os valores que serão somados para chegar ao valor do lançamento para que seja mais fácil a compreensão.)
6) Comparando os valores do Relatório de Provisão e da Planilha Contábil temos:
Contabilização do acerto das provisões quando houver aumento salarial
1) Lembrando que, quando o Funcionário tiver um aumento salarial, o sistema irá reajustar as provisões realizadas nos meses anteriores, para que no final do período a provisão contábil seja o valor que será realmente pago ao funcionário, fizemos um teste aumentando o salario do funcionário de R$ 12.000,00 para R$ 15.000,00
2) No relatório de provisão de férias temos um valor de provisão mensal de férias + 1/3 de férias no valor de R$1.666,67
3) Mas na Planilha Contábil temos que reajustar o valor que foi provisionado na contabilidade, por esse motivo o valor do lançamento será de R$ 2000,00.
Realizando o calculo da provisão temos:
1 – Provisão do mês de Fevereiro (Férias + 1/3 de Férias), com aumento de salário = R$1.666,67
2 – No mês de Janeiro foi provisionado o valor considerando o salário anterior, desta forma o Sistema deverá reajustar a provisão (R$1.666,67 de Fevereiro (-) R$1.333,33 de janeiro) em R$ 333,33
Valor do Lançamento Contábil R$1.666,67 (de Fevereiro) + R$ 333,33 (diferença de Janeiro) = R$ 2.000,00