Cadastrando Integração com a Contabilidade
1) Para a correta exportaçãexportação de dados para o Sistema de Contabilidade, acesse primeiramente o menu menu ManutençãManutenção>Empresas>ParâParâmetros Adicionais da Empresa - aba Integração Integração e defina que que "SeráSerá Integrado a Contabilidade"
2°2°) Em seguida deverádeverá ser verificado quais sãsão os os eventos que a empresa deseja que sejam exportados para a Contabilidade (gerando os lançlançamentos contácontábeis), esse eventos deverãdeverão ser cadastrados no menu menu ManutençãManutenção>Tabelas>ContáContábil
Informe o o cócódigo do evento, a conta contácontábil que será será debitada, a conta contácontábil que será será creditada e o o históhistórico do lançlançamento contácontábil:
ObservaçãObservação: Se a empresa informar no campo campo "Complemento do HistóHistórico" MM/AAAA, todos os lançlançamentos contácontábil vinculados ao evento cadastrado terãterão no complemento do históhistórico o mêmês e ano de competêcompetência da Folha de Pagamento.
3°3°) Apó Após a geraçãgeração e conferêconferência da Folha de Pagamento, o Sistema permitirápermitirá que o usuáusuário façfaça a conferêconferência tambétambém dos lançlançamentos contácontábeis que serãserão exportados para a Contabilidade, para isso acesse o menu Relató Relatórios>Planilha ContáContábil
Defina o o mêmês/ano de referência referência que seráserá visualizado e a configuraçãconfiguração da planilha:
A A planilha contácontábil seráserá gerada de acordo com a configuraçãconfiguração feita
IMPRIME - Permite que vocêvocê imprima o relatórelatório, ou seja, o envie pra a impressora
PREVIEW/VISUALIZA - Permite que vocêvocê visualize o relatórelatório
4°4°) ApóApós a conferêconferência, bastarábastará acessar o menu menu UtilitáUtilitários>ExportaçãExportação de Dados>Contabilidade>TransferêTransferência ou Arquivo:
Caso o Sistema de Contabilidade esteja instalado em outra pasta ou computador, seráserá necessánecessário realizar a exportaçãexportação de dados atravéatravés da geraçãgeração em Arquivo para importaçãimportação no mómódulo.
Informe o mêmês e ano de referêreferência, a data de pagamento, se iráirá ou nãnão contabilizar adiantamento salarial
ObservaçãObservação: Se no campo Lote, a empresa informar um Lote para a transferêtransferências dos LançLançamentos ContáContábeis, seráserá mais fáfácil a conferêconferência dos LançLançamentos no Sistema de Contabilidade, pois vocêvocê conseguiráconseguirá filtrar os lançlançamentos de determinado Lote. Sugerimos utilizar FP (para identificar que sãsão lançlançamentos gerados atravéatravés da integraçãintegração com o Sistema Folha de Pagamento e o mêmês de competêcompetência dos lançlançamentos)
5°5°) Para visualizaçãvisualização dos dos LançLançamentos ContáContábeis, no no Sistema de Contabilidade acesse o menu menu MovimentaçãMovimentação>LançLançamentos ContáContábeis>ManutençãManutenção:
Filtre pelo lote que foi definido no momento da exportaçãexportação dos lançlançamentos e clique em AvançAvançar:
SerãSerão apresentados os LançLançamentos que foram exportados do Sistema Folha de Pagamento.
Para visualizar os os lançlançamentos, basta dar duplo clique sobre o mesmo, ou clicar no botãbotão de ediçãedição/visualizaçãvisualização do mesmo:
Quando a empresa éé parametrizada para realizar a integraçãintegração com a contabilidade, o Sistema habilita os campos para que a empresa (se desejar) façfaça tambétambém a contabilizaçãcontabilização da provisãprovisão de 1/12 de FéFérias e de 1/12 de 13º13º SaláSalário mensal.
Quando a Empresa faz opçãopção para a contabilizaçãcontabilização das ProvisõProvisões, seráserá necessánecessário fazer a integraçãintegração dos eventos:
- e731 (1/12
13º13ºSaláSalário) e - e735 (1/12
FéFérias)
Informando qual seráserá a a conta de dédébito, crécrédito e histórico histórico que seráserá utilizado na geraçãgeração dos dos LançLançamentos ContáContábeis da provisõprovisões.
ContabilizaçãContabilização da ProvisãProvisão de 1/12 de 13º13º SaláSalário
ÉÉ possípossível verificar os eventos a partir do e700 do e700 criados para a contabilizaçãcontabilização da da provisãprovisão mensal de 13º13º SaláSalário, éé necessánecessário verificar quais os eventos que vocêvocê deseja integrar com a contabilidade, para que gere o o lançlançamento contácontábil na tabela de acordo com o que jájá éé feito manualmente na contabilidade.
Defina quais os eventos que vocêvocê deseja que gere lançlançamento contácontábil
Obs: Na descriçãdescrição do históhistórico, coloquei o núnúmero do evento e as informaçõinformações que somam o valor do lançlançamento para que fique mais fáfácil na conferêconferência.
5) Verifique os valores das provisõprovisões, no nosso exemplo seráserá necessánecessário gerar a provisãprovisão de R$ 1.000,00 de 13º13º SaláSalário.
ContabilizaçãContabilização da ProvisãProvisão de 1/12 de FéFérias Mensais
ÉÉ possípossível verificar os eventos (a partir do e700) que realizam a contabilizaçãcontabilização da provisãprovisão mensal de FéFérias, éé necessánecessário verificar qual o evento que vocêvocê deseja integrar com a contabilidade para que gere o o lançlançamento contábil contábil de acordo com o que jájá éé feito manualmente na contabilidade:
5) Em seguida acesse acesse RelatóRelatórios>Planilha ContáContábil e verifique os Lanç Lançamentos ContáContábeis que serãserão gerados automaticamente. (Lembrando que no HistóHistórico, preenchemos o núnúmero do evento e quais os valores que serãserão somados para chegar ao valor do lançlançamento para que seja mais fáfácil a compreensãcompreensão.)
6) Comparando os valores do RelatóRelatório de ProvisãProvisão e da Planilha ContáContábil temos:
ContabilizaçãContabilização do acerto das provisõprovisões quando houver aumento salarial
1) Lembrando que, quando o FuncionáFuncionário tiver um aumento salarial, o sistema iráirá reajustar as provisõprovisões realizadas nos meses anteriores, para que no final do períperíodo a provisãprovisão contácontábil seja o valor que seráserá realmente pago ao funcionáfuncionário, fizemos um teste aumentando o salario do funcionáfuncionário de R$ 12.000,00 para R$ 15.000,00
2) No relatórelatório de provisãprovisão de féférias temos um valor de provisãprovisão mensal de féférias + 1/3 de féférias no valor de R$1.666,67
3) Mas na Planilha ContáContábil temos que reajustar o valor que foi provisionado na contabilidade, por esse motivo o valor do lançlançamento seráserá de R$ 2000,00.
Realizando o calculo da provisãprovisão temos:
1 –– ProvisãProvisão do mêmês de Fevereiro (FéFérias + 1/3 de FéFérias), com aumento de salásalário = R$1.666,67
2 –– No mêmês de Janeiro foi provisionado o valor considerando o salásalário anterior, desta forma o Sistema deverádeverá reajustar a provisãprovisão (R$1.666,67 de Fevereiro (-) R$1.333,33 de janeiro) em R$ 333,33
Valor do LançLançamento ContáContábil R$1.666,67 (de Fevereiro) + R$ 333,33 (diferençdiferença de Janeiro) = R$ 2.000,00
Para a integraçãintegração do Sistema Folha de Pagamento com o Sistema de Contabilidade vocêvocê deve seguir alguns passos que facilitarãfacilitarão o seu trabalho, principalmente se forem executados na seguinte ordem:
VocêVocê tambétambém poderápoderá verificar mais informaçõinformações em em ExportaçãExportação para a Contabilidade de Base de Conhecimento.
Passo a passo para Deixar o seu Sistema de Contabilidade pronto para receber os dados que serãserão exportados pelo Sistema Folha de Pagamento.
Para tanto proceda da seguinte forma:
a) entre no Sistema de Contabilidade
Quando vocêvocê escolher a empresa para defini-la, o sistema avisaráavisará: Empresa nãnão Inicializada, deseja inicializáinicializá-la Agora? Clique em "Sim"
Informe os os "ParâParâmetros Adicionais da Empresa". Para maiores informaçõinformações sobre os os ParâParâmetros do Sistema de Contabilidade
d) agora, com a empresa devidamente inicializada, vává ao menu menu ManutençãManutenção/Plano de Contas e elabore seu Plano de Contas. VocêVocê pode tambétambém utilizar um dos Planos de Contas padrãpadrão do sistema.
OBSERVAÇÃOBSERVAÇÃO: Havendo dúdúvidas quanto àà execuçãexecução dos procedimentos acima descritos vocêvocê pode esclarecêesclarecê-las consultando o o AutoAtendimento do do Sistema de Contabilidade, onde sãsão descritos detalhadamente.
PRONTO! AGORA O SEU SEU Sistema de Contabilidade ESTÁ ESTÁ PRONTO PARA RECEBER OS LANÇLANÇAMENTOS GERADOS PELO PELO Sistema Folha de Pagamento.
2) No No Sistema Folha de Pagamento, menu menu ManutençãManutenção>Empresas>ParâParâmetros Adicionais da Empresa, na aba "IntegraçãIntegração", clicar em em Integra a Contabilidade, e defina:
a)se contabilizarácontabilizará por centro de custo;
b) tratando-se de filiais, se a exportaçãexportação seráserá realizada para a contabilidade da Matriz ou da Filial mesmo;
Cadastre as contas contácontábeis para cada evento que vocêvocê possui cadastrado na folha de pagamento.
Clique no botão botão “Novo”“Novo” e informe:
a) cócódigo do evento;
b) conta a dédébito;
c) conta a crécrédito;
d) cócódigo do históhistórico;
e) complemento do históhistórico, se houver.
Se vocêvocê informou que faráfará a contabilizaçãcontabilização por centro de custo deverádeverá cadastrar as contas contácontábeis para cada centro de custo que utilizar.
Se vocêvocê executou o procedimento nºnº 1, o cadastramento das contas contácontábeis torna-se bastante simples porque, clicando nos "pontinhos (...)" existentes dentro do campo onde vocêvocê informaráinformará as contas contácontábeis, o sistema lhe mostra o seu "Plano de Contas". Basta, entãentão, vocêvocê localizar a conta, clicar sobre ela e depois em "OK". Mas, se vocêvocê preferir, pode digitar a conta.
OBSERVAÇÃOBSERVAÇÃO: Dependendo das caracterícaracterísticas e necessidades de suas empresas (se o plano de contas contiver a mesma quantidade de níníveis e caracteres para cada um deles), depois de elaboradas as Contas ContáContábeis para os seus Eventos, vocêvocê pode copiácopiá-las para quantas empresas quiser, procedendo da seguinte maneira:
Para isso defina a empresa onde a cócópia seráserá efetuada, acesse acesse MovimentaçãMovimentação>LançLançamentos ContáContábeis>ManutençãManutenção, clique na seta AvançAvança e em seguida clique no no BotãBotão Copia Conta
- defina a empresa para a qual vocêvocê deseja fazer a cócópia;
VocêVocê poderápoderá copiar um conta especíespecífica, excluir todas a contas e importar da outra empresa, copiar conta entre determinados centro de custo, copiar contas de centro de custo alternados.
4) Se vocêvocê definiu nos nos ParâParâmetros Adicionais da Empresa que utilizará utilizará Centro de Custo, entre no menu ManutençãManutenção/Tabelas/Centro de Custo e:
a) cadastre seus seus Centro de Custo.
PRONTO! AGORA O SISTEMA DE FOLHA DE PAGAMENTO ESTÁESTÁ PRONTO PARA GERAR OS LANÇLANÇAMENTOS E EXPORTÁEXPORTÁ-LOS PARA A CONTABILIDADE.
5) Exporte os dados para o Sistema de Contabilidade:
A exportaçãexportação para o o Sistema de Contabilidade poderá poderá ser feita de duas formas:
a) TransferêTransferência: quando os sistemas encontram-se instalados na mesma mámáquina; Entre no menu menu UtilitáUtilitários>ExportaçãExportação de Dados>Contabilidade>TransferêTransferência e informe o períperíodo a que se refere, o tipo (se detalhado ou totalizado), se totalizado informe tipo de totalizaçãtotalização (diádiária ou mensal) e identifique o lote que seráserá exportado.
b) Arquivo: quando os sistemas estãestão em mámáquinas diferentes vocêvocê pode gerar um arquivo para ser importado pelo Sistema de Contabilidade na mámáquina em que ele estiver. AíAí, entre no menu menu UtilitáUtilitários>ExportaçãExportação de Dados>Contabilidade>Arquivo; nesse caso, aléalém de fornecer as mesmas informaçõinformações que na exportaçãexportação por TransferêTransferência, vocêvocê indicaráindicará o local onde deseja que seu arquivo seráserá gerado para que o Sistema de Contabilidade possa importáimportá-lo.
Se, ao preparar o o Sistema Folha de Pagamento para exportar os dados para o o Sistema de Contabilidade você você cometeu algum erro ou esqueceu-se de algo, quando vocêvocê solicitar que o Sistema Folha de Pagamento façfaça a exportaçãexportação, independentemente de ser por TransferêTransferência ou por Arquivo, o sistema avisaráavisará que a exportaçãexportação nãnão pôpôde ser realizada por motivo de inconsistêinconsistências e apresenta um relatórelatório de quais sãsão elas. FaçFaça as correçõcorreções necessánecessárias e peçpeça novamente a exportaçãexportação.
6) Confira os dados exportados (a conferêconferência poderápoderá tambétambém ser feita, antes de exportar para o Sistema de Contabilidade, desta forma, quando a exportaçãexportação for feita, os lançlançamentos jájá estarãestarão conferidos).
Finalmente, para verificar os lançlançamentos gerados e exportados pelo Sistema Folha de Pagamento, entre no menu menu RelatóRelatórios>Planilha ContáContábil. Nesse relatórelatório as inconsistêinconsistências sãsão melhor detalhadas para que vocêvocê possa providenciar as devidas correçõcorreções.
Veja tambétambém os Itens:
- Exportando dados para a Contabilidade
- Contabilizando
ProvisõProvisões paraFéFérias e13º13ºSaláSalário - Cadastrando
IntegraçãIntegração com a Contabilidade ImpressãImpressão da PlanilhaContáContábilExportaçãExportação para a Contabilidade- Exportando para a Contabilidade
- Contabilizando
ProvisãProvisão deFéFérias Mensais