Cadastrando Pedidos

O cadastro do Pedido estará disponível a partir do momento que você definir nos Parâmetros Adicionais da Empresa, aba Contratos/Orçamentos/Pedidos/Romaneios

Para cadastrar um pedido você deverá acessar o menu Movimentação/Pedidos

 O cadastro dos Pedidos se divide em quatro abas:

Aba Identificação

Caso você tenha optado pela geração automática do pedido nos Parâmetros Adicionais da Empresa, (aba Contratos/Orçamentos/Pedidos), o sistema irá gerar um Número sequencial para o pedido, que você poderá alterar no momento da inclusão conforme sua necessidade. Você poderá informar o número do Pedido do Cliente e do Pedido Interno, se utilizar esses controles.

O botão  permitirá a importação dos itens de um orçamento previamente cadastrado, permitindo alterações posteriores. Caso já tenha informado um cliente, serão exibidos apenas orçamentos relativos à esse cliente. Você poderá importar dados de mais de um orçamento, desde que sejam do mesmo cliente.

Caso você deseje importar apenas um orçamento e todos os  itens dele, basta digitar o número do orçamento no campo ao lado do botão. Após realizada a importação, o sistema irá exibir ao lado do botão, uma lista com os orçamentos importados para este pedido. Ao importar um orçamento de um cliente não cadastrado, você deverá efetuar o cadastro desse cliente no sistema antes do continuar com a emissão do pedido.

Ao selecionar um cliente, o Contato será preenchido automaticamente com o nome informado no cadastro deste cliente, podendo ser alterado, selecionando na lista outros contatos também cadastrados.

Você poderá utilizar Ctrl-Enter para pesquisar pela descrição do Cliente, Vendedor e Condição de Pagamento. A condição de pagamento gerará duplicatas se nos Parâmetros Adicionais da Empresa foi assinalada a opção Gera Desdobramento para Pedidos. Caso esta opção esteja assinalada mas não tenha sido informada uma condição de pagamento, poderá ser gerada uma duplicata posteriormente através de Movimentação/Geração de Duplicatas/Geração/Pedidos.

O sistema atribuirá inicialmente a data atual para para a Data de Emissão e Data de Entrega, que poderão ser alteradas para a data desejada. A data de emissão deve obedecer ao Período Ativo definido. A data de entrega poderá ser informada individualmente em cada item, caso algum deles seja entregue em uma data diferente da especificada no cabeçalho. A alteração da data de entrega do cabeçalho causará a alteração da data de entrega de todos os itens para a nova data.

Poderá ser informado um código fiscal padrão para os itens. Caso o pedido venha ter itens com diversos CFOPs, deverá ser assinalada esta opção para que sejam disponibilizados os campos de Código Fiscal e Desdobramento para cada item. A alteração do código fiscal do cabeçalho causará a alteração de todos os itens que possuem o código que estava informado anteriormente.

Aba Itens:

Para instruções específicas ao lançamento de itens, veja Lançando Itens nos Documentos.
O sistema irá controlar o saldo dos itens de pedidos. Assim, quando for cadastrada uma nota fiscal referente a esse pedido, o saldo de seus itens será reduzido na quantidade faturada no documento fiscal. Quando o saldo de todos os itens de um pedido chegar a zero, ele será considerado encerrado. Pedidos encerrados não serão exibidos na tela de seleção de itens de pedidos a serem importados para uma nota fiscal e serão exclusivamente considerados nos relatórios escolhendo a opção listar apenas pedidos Encerrados ou Todos os pedidos.

Para inserir um novo item no documento, basta digitar o código na coluna Produto:

O sistema trará, automaticamente, a descrição do produto, sua unidade de medida de faturamento, e o primeiro conjunto disponível de características (se você estiver trabalhando com Grade). Será preenchido, automaticamente, o preço selecionado nos parâmetros adicionais da empresa para o documento em questão e também as alíquotas dos impostos:

Se você optou por escolher os preços durante o cadastro dos documentos, será acatado o preço selecionado de acordo com a figura abaixo:

Caso não saiba o código do produto desejado, existem duas formas rápidas de localização. O botão  representa pesquisa, em qualquer local do sistema, quando você posicionar o ponteiro do mouse dentro da coluna Produto ele ficará visível. Ao pressioná-lo (ou utilizar o Atalho F4) nessa coluna, será aberta a pesquisa de produtos:

A pesquisa de produtos é forma flexível de encontrar o produto desejado. Selecionando a forma de pesquisa (Código, Descrição ou Referência Alternativa), e digitando as primeiras letras no campo Chave, o produto que corresponda à pesquisa efetuada será exibido logo abaixo. Você pode escolher também se deseja exibir somente os produtos disponíveis para faturamento, somente ferramentas, somente manufaturados, somente comprados, somente serviços terceirizados, somente serviços próprios, ou ainda todos os produtos se não for feito nenhuma seleção. Para que sejam exibidos os resultados será necessário pressionar o botão Pesquisa, que estará localizado ao lado do campo Chave. Para ver mais sobre pesquisa de produtos veja Pesquisando Produtos.

Outra forma de pesquisa, mais ágil, é utilizando o Ctrl-Enter na coluna descrição do produto:

Digite o início da descrição do produto desejado, e pressione Ctrl-Enter. Será exibida uma lista de descrições que correspondem ao início digitado:

Um produto pode ser selecionado nessa lista utilizando-se o teclado ou o mouse. Após a seleção, os dados serão preenchidos como se o código do produto tivesse sido digitado manualmente:

Cada item pode possuir até seis linhas de descrição. Inicialmente, a primeira é preenchida com a descrição do cadastro do produto. A segunda é preenchida com o complemento, também do seu cadastro. As outras podem ser preenchidas manualmente. Para acessar todas as descrições de um item pressione o botão  da coluna Descrição, ou utilize a tecla de atalho F4, lembrando que, se você estiver inserindo um item que não esteja cadastrado no cadastro de produtos, essas linhas adicionais também estarão disponíveis.

Todas as descrições preenchidas serão impressas com o documento, uma em cada linha.

Sendo necessária a inserção de um produto não cadastrado, basta digitar a descrição desejada, deixando o código em branco:

Não se esqueça de que, mesmo que exista um produto Serviços de Impressão cadastrado, ele não será utilizado. Você deverá preencher os demais dados referentes ao produto manualmente. Se sua empresa utilizar Lote, Localização ou Características, você deverá deixá-las em branco.

Se sua empresa utilizar grade, é possível efetuar lançamentos em lote para diversas características simultaneamente. Para isso, digite o código do produto no documento conforme as especificações acima, preenchendo as informações necessárias. Com esse item selecionado, pressione F7. A tela de Lançamentos será aberta:

Você deverá informar as quantidades desejadas para cada conjunto de características e poderá alterar os demais valores, se necessário. Ao pressionar OK (ou utilizar a tecla de atalho F5), serão inseridos no documento lançamentos para cada item cuja quantidade tenha sido informada. Caso estes itens já existam no documento, suas quantidades serão atualizadas para as novas quantidades digitadas. Se a quantidade for alterada para zero, o item será eliminado do documento.

O sistema permite que sejam concedidos descontos individuais para os itens, independentes entre si. Para isso, selecione o tipo de desconto na coluna Tipo Desc.:

Ao selecionar o tipo de desconto, P representa porcentagem e V representa valor. Você poderá selecionar o tipo com o mouse, ou digitar diretamente utilizando o teclado

Após a seleção, o campo referente ao tipo de desconto selecionado estará disponível:

O botão  da coluna % Desconto permite o acesso à tela de descontos:

Se, nos Parâmetros Adicionais da Empresa, você informou que utilizará Descontos Compostos, serão disponibilizados até seis campos de porcentagem de desconto. Ao pressionar OK, ou utilizar a tecla de atalho F5, será calculado o valor do desconto composto correspondente a todas as porcentagens informadas e atribuído o valor ao item selecionado.
Mesmo que o Desconto Composto não seja utilizado, essa tela ainda estará acessível, pois outro recurso que ela oferece é aplicar, de uma só vez, uma porcentagem de desconto sobre todos os itens. Isto é bastante útil quando não é possível conceder um desconto no valor total do documento. Ao aplicar 10% a todos os itens.

Sempre que desejar inserir um item novo, basta clicar na seta para baixo ou teclar enter até o final da linha.

Para excluir um item, basta clicar no botão Elimina Item.

Se o documento que estiver sendo inserido for movimentar estoque, e representar a criação de um novo lote no sistema será exibida a tela para definição do lote

Estará disponível para que você informe os valores de cada uma das propriedades (se for necessário ao produto em questão) e do lote do fornecedor.

Para alterar os valores das propriedades dos lotes você poderá acessar o menu Manutenção/Produtos/Propriedades dos Lotes. Você poderá cadastrar novas propriedades para os lotes dos produtos a qualquer momento, ou alterar o valor de uma propriedade previamente cadastrada.

Atenção: o valor das propriedades Calculadas não poderão ser alterados pois seu valor é calculado automaticamente. Para este tipo de propriedade somente a visualização será permitida.

Aba Fechamento

Nesta aba você poderá conceder um desconto no valor total do pedido, independente dos descontos concedidos aos itens individuais. Este desconto só estará disponível caso nos códigos fiscais utilizados NÃO EXISTA INCIDÊNCIA DE IPI, nem exista UM ITEM COM ICMS SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA. Se for preciso informar um desconto, poderá ser facilmente aplicado a todos os itens. Mais detalhes em Lançando Itens nos Documentos. 

Você também poderá preencher valores de Despesas Acessórias caso tenha sido parametrizado que elas serão utilizadas.

Nesse momento o sistema terá calculado o valor dos impostos e do total do pedido. Veja a forma de cálculo dos impostos em Definindo critérios para cálculo de ICMS e IPI. Os valores calculados apenas deverão ser alterados caso seja necessário algum ajuste dos valores, considerando-se que, qualquer alteração subsequente do pedido, causará a retotalização e perda das alterações.

Caso o pedido possua mais de um código fiscal, todos os valores serão totalizados separadamente, de acordo com o que foi informado nos itens. Você poderá efetuar a conferência destes valores alterando a referência de Total para Código Fiscal. Dessa forma, os valores exibidos nesta aba passarão a se referir ao código fiscal selecionado na grade à esquerda dos valores totais. Você poderá alterar esses valores considerando as mesmas recomendações dadas às alterações dos valores totais. Lembre-se: qualquer alteração subsequente dos itens causará a redistribuição desses valores.
Importante: A soma dos valores dos totais dos códigos fiscais deverá corresponder aos valores totais apresentados no total geral do pedido. Assim, caso o total geral do pedido tenha sido alterado e exista mais de um código fiscal, a distribuição deverá ser alterada para que a soma fique correta.

Nessa aba também poderão ser informadas observações a serem impressas no pedido.

O botão Transportadora disponibilizará a seguinte tela:

Nesta tela é possível informar se o frete é por conta do Emitente ou Destinatário e a Transportadora utilizada.

Caso queira transferir os dados do pedido para o Sistema Controle de Estoque ou para o Sistema Financeiro basta assinalar as opções na caixa de transferência no rodapé da tela. Estas opções estarão habilitadas de acordo com as configurações nos Parâmetros da Empresa.

Aba Ocorrências

O sistema permite acompanhar o progresso do pedido através do registros das Ocorrências. Você poderá cadastrar os tipos de ocorrências através do menu Manutenção/Tabelas/Situação de Orçamentos. Essas situações podem representar:

• uma negociação Em Andamento

• um Retorno Ao Cliente (onde você poderá informar a data deste retorno)

• Não será possível informar ocorrência de Cancelamento no Pedido
  
  

Após a gravação, caso tenha assinalado que deseja imprimir dos documentos automaticamente nos parâmetros da empresa, o sistema irá perguntar se deseja imprimir o orçamento. A Emissão de Orçamentos também pode ser feita através do menu Relatórios/Emissão de Documentos/Orçamentos.

 A Emissão de Pedidos também pode ser feita através do menu Relatórios/Emissão de Documentos/Pedidos.